Automatizace firemních procesů

Zapomenutá žádost zájemce

Zájemce o služby firmy poslal žádost přes web formulář. Žádost dostala na starost pracovnice, která ale krátce potom šla na dovolenou. Po návratu zůstala žádost zapomenuta. I když zákazník stál o zakázku v řádu stovek tisíc Kč, nedostal odpověď a našel si řešení od konkurence

Řešení: Automatizované zpracování požadavku z webu neposílá email, ale vytvoří úkol. Úkol dostane na starost pracovník, současně je ale viditelný vedoucímu oddělení a kolegům. Pokud by úkol nebyl vyřešen během stanovené doby, budou další pracovníci varováni, že je úkol po termínu.

Nezpracované hlášení ČSSZ a zdravotní pojišťovně

Firma outsourcuje mzdovou a personální agendu. Interní pracovník zpracovateli předává podklady, ale zapomene předat podklad po nástupu nového pracovníka. Externí firma se tak o nástupu nedozví včas a v zákonné lhůtě hlášení o změně neodešle.

Popsaná situace byla navíc horší v tom, že v následujícím měsíci zpracovával agendu v externí firmě jiný pracovník, který si opomenutí nevšiml a k nahlášení nedošlo ani v následujících měsících. Na situaci se proto přišlo až skoro po roce při ročním zúčtování a kontrolách.

Řešení: Automatizovaný proces nástupu do zaměstnání obsahuje i kroky odeslání potřebných dokladů. Úkol se aktivuje automaticky při zahájení nástupu pracovníka. Úkol obsahuje i zapojení druhé strany - zpracovatele, takže i kdyby jedna strana předání zanedbala, druhá vidí, že podklady měly být doručeny, ale nebyly. Automatizovaný proces tak hlídá potenciální chybu.

Vyřízení problému pracovníka a reklamace

Pracovník měl problém s přístrojem v laboratoři. Předal jej proto správě zařízení k servisu. Tam ale zařízení zůstalo ležet. Problém nastal ve chvíli, kdy přišla nová zakázka do laboratoře a přístroj byl potřeba. Firma přijala zakázku, ale teprve potom zjistila, že zařízení, které mělo být dávno opraveno a seřízeno, leží stále ve skladu neopravené. Firma nebyla schopna v termínu měření realizovat a musela zakázku předat do externí laboratoře.

Řešení: Automatický systém helpdesku propojený s evidencí majetku jednak upozorňuje, že zařízení je dočasně nefunkční, současně ale upozorňuje jak odpovědného pracovníka, tak vedoucího, že zde leží nevyřízený požadavek.

Jsou vám pojmy automatizace a orchestrace cizí? Pojďme si je vysvětlit

Automatizace procesů

Automatizací procesů se rozumí, že informační systém zpracování řídí a co je možné, i samostatně vykonává

Jak vypadá řízení procesů

Řízení procesů znamená, že systém zajistí, aby po dokončení jednoho kroku proběhl další. Chytrí systémy ale umí složitější procesy

• Spustit nové kroky automaticky, pokud se např. ve stanoveném čase proces neposune dál.
• Rozhodnout na základě variant, jak pokračovat
• Pomocí umělé inteligence navrhovat ideální postup

Orchestrace

Orchestrace zajišťuje součinnosti více systémů a hladké fungování procesů napříč systémy. Díky orchestraci např. na zpracování objednávky v nabídkovém systému plynuje naváže vystavení faktury v účetním systému.

Orchestraci typicky neřeší jeden systém, ale orchestrační platforma, která zajistí, aby si systémy mezi sebou předávaly zprávy a tak komunikovaly.

Klíčovou součástí orchestrace je kvalitní analýza, ale i dobrý dohled na systémy.

Máme připravenou kompletní podporu pro automatizované procesy v důležitých oblastech:

Automatizace personalistiky

• Komunikace se záejmci o místo přes web
• Výběrové řízení na zaměstnance
• Nástup do zaměstnání
• Změny pracovního poměru
• Zpracování dovolené (žádost, schválení, předání ke zpracování)
• Zpracování podkladů pro mzdu (výkazy práce, schválení výkazů vedoucím, evidence absencí), generování přehledů, předání ke zpracování
• Firemní benefity (objednávání, přehledy čerpání, účtování)

Helpdesk a řešení interních požadavků

• Správa požadavků
• Procesy pro jednotlivé požadavky
• Kontrola plnění požadavků

Náš helpdesk je provázán se správou produktů a majetku. Dává tak dokonalý přehled o stavu zařízení a umožňuje i vyhodnocovat náklady na zařízení vznikající jejich odstávkami.

Helpdesk slouží i pro podporu softwarových systémů nebo jakýchkoli zařízení, ke kterým je třeba poskytovat interní služby.

Automatizace obchodní činnosti

Komplexní podpora obchodních procesů je podrobně popsána zde.

Podpora projektového řízení

Vedení projektů je samostatnou oblastí, která zahrnuje kompletní podporu všech projektových činností. Automatizace a systémová podpora pomáhá výrazně snížit vícenáklady na projekty. Podporu projektů popisujeme zde.

Automatizovaná podpora vedení porady je nástrojem, který manažeři využívají buď samostatně, nebo v rámci většího automatizovaného celku

Jak podpora vedení porad funguje:

• Příprava agendy na poradu probíhá poloautomaticky na základě předchozí porady. Zapojeni jsou do něj systémovou integrací i účastníci porady, kteří mohou přidávat témata
• Program porady je průběžně upřesňován a všichni pozvaní účastníci jej vidí s předstihem.
• Pracovní stůl s potřebnými informacemi je připraven pro poradu automaticky a všichni k němu mají přístup.
• Zápis z porady se vygeneruje automaticky okamžitě na poradě - odpadá nutnost následného odesílání a schvalování (i když i to je možné)
• Automatizované hlasování na poradě zaznamená výsledky a závažná rozhodnutí mají okamžitě všechnu potřebnou dokumentaci.

Více o efektivním vedení porad a jejich podpoře je zde.