Externí projektové řízení

Jak má vypadat projektové řízení s AI po boku?

Umělá inteligence bude vždycky jenom umělou inteligencí. Stejně jako lidi nenahradily počítače, nenahradí nás ani žádný program v nich. Počítače změnily svět i projektové řízení a to samé udělá AI.

Co by za vedoucího projektu měla dělat  AI  software

• Vytvořit plán projektu v souladu s projektovou metodikou
• Sledovat, jestli se v projektu dělá to, co je naplánováno
• Upozorňovat vedoucího i pracovníky v projektu, pokud nějaký úkol měl být udělán a není
• Zkontrolovat, jestli výkazy práce sedí s tím, co bylo uděláno

Proč je v nadpisu škrtnuto AI? Protože činnosti v odrážkách umí i kdejaký jiný software než AI. Pokud jste ho dosud nepoužívali, je čas začít.

Co za vedoucího projektu AI dělat nebude

Umělá inteligence umí mnohem rychleji než člověk pracovat s informacemi. Má a ještě dlouho bude mít problém správně rozlišit důležitost, relevanci a přiměřenost. Ale hlavně, nesedí s lidmi u stojí, neprohlíží místnosti, staveniště nebo nové výrobky.

Jako vedoucí projektů se soustředíme na to, co je pro úspěch důležité:

• Zda funguje spolupráce. Nestačí, aby levá ruka věděla, co dělá pravá, ale aby se nastartovala synergie. Tu AI neposoudí
• Zda mají lidé správné zadání a pracují s ním. Mohou mít zadání v úkolovníku, v emailu nebo třeba na stole, ale běží práce skutečně podle něj?
• Jestli se dělají správně věci. AI (možná) pozná, zda děláme věci správně, ale neposoudí, zda jsou to ty správné činnosti.

Tak jako žádný počítač ani kamerový systém nenahradil stavbyvedoucího, nenahradí ani AI vedoucího projektu. Manažeři kvality už dávno vědí, že jakýkoli kontrolní mechanismus se lidé naučí obejít (a Češi jsou v tom obzvlášť zdatní), tak kontrola a řízení jen pomocí „stroje“, tedy AI, nebude fungovat. Člověk umí předjímat, chápat a domluvit.

Domluva

Domluvy a mezilidská organizace se nikdy nestane doménou AI. I když už si zvykáme na hovory s chatboty a na trhu jsou AI systémy, které zavolají a objednají dodávku, nejde o domluvu a jednání. AI může nahradit objednávku tam, kde by stačil e-mail, protože nejde o osobní jednání. Ale je v podstatě jisté, že přístup lidí k práci organizované od AI bude podobný, jako je přístup tam, kde šéf jen posílá e-maily.

Funkce externího projektového vedoucího

Externí vedoucí projektu se postará o velkou část projektových prací.

• Spolupracuje na naplánování projektu. Umí sehnat externí posudky, finanční a časové odhady i spolupracovat s interním týmem na odhadu prací, které bude tým v projektu dělat.
• Připraví plány, které jsou důležité pro úspěch projektu: Financování, alokace lidí, rozdělení rolí, prostory, vstupy, výstupy a součinnost.
• Po celou dobu projektu sleduje průběh, kontroluje součinnosti, výstupy a jejich kvalitu.
• Průběžně komunikuje nejenom dovnitř s projektovým týmem, ale i se všemi dalšími účastníky, kterých se projekt týká nebo na nich závisí. Vedením firmy, liniovým vedením, dodavateli, zákazníky a nezřídka i státními institucemi

Projektový manažer zajišťuje, aby probíhaly všechny činnosti, které projektová metodika vyžaduje. Používáme vlastní metodikou postavenou na standardu PMBOK, ale vždy plně respektujeme interní postupy a pravidla organizace, pro kterou pracujeme.

Součinnost externího projektového vedoucího s firmou

Postavení externího vedoucího projektu je vždy trochu odlišené od interního pracovníka. Jeho odlišnost má svá výhody i nevýhody.

Výhody externího vedení

Externí manažer přináší zkušenosti, které firmě chybí. Soustředí se jenom na projekt, takže jeho výsledek je pro něj vždy tou hlavní prioritou.

Interní vedoucí, kteří projekt realizují vedle denní agendy, mají naopak projekt většinou jenom jako vedlejší aktivitu, které se věnují méně, než průběžným činnostem. V tlaku na výsledek projektu jsou ale nezřídka brždění i proto, že projekt má na jejich tým dopady, které nechtějí: typicky nové odpovědnosti, povinnosti nebo naopak zrušení pracovních míst.

Zejména v případě projektů, které mají vést k redukci pracovních pozic, je postavení externího vedoucího projektu lepší, než libovolného interního manažera.

Nevýhody externího projektového vedení

Externí manažer má 2 nevýhody: znalost týmu a možnost efektivního tlaku na výkon. Obě nevýhody jsou důležité, pokud má projekt velké zapojení interního týmu. Pokud je realizován dodavateli nebo s novými pracovníky, problémy nevznikají.

Při zapojení interních pracovníků je vždy důležité, aby externí projektový vedoucí měl úzkou komunikaci s někým z vrcholového vedení nebo vlastníkem firmy. Pracovníci firmy musí vědět, že rozhodnutí externího manažera má stejnou váhu, jako rozhodnutí vedení společnosti.

Praxe s projektovým řízením

Externí projektový manažer, který váš projekt povede, už v minulosti vedl řadu projektů různého druhu.

Rozsáhlý projekt rozvoje firmy spolufinancovaný z rozvojových fondů

Projekt zahrnoval nalezení nových prostor pro firmu, výběr pracovníků do nového týmu, vyškolení projektového vedoucího i nastavení firemních procesů a přípravu týmu na certifikaci podle standarů ISO 9001, ISO 14000 a ISO 20000

Vedoucí odpovídal i za kompletní vyúčtování projektu a úspěšný průchod všemi kontrolami.

Implementace změn občanského zákoníku v bance

Projektový manažer odpovídal z analýzu dopadů nového občanského zákazníku na Hypoteční banku, přípravu projektu a jeho dohled po celou dobu.

I když organizačně projekt vedl interní projektový vedoucí v bance, náš manažer zajišťoval supervizi celého projektu, tedy jak organizace, tak realizace a kontroly dodávek. Fakticky odpovídal představenstvu za to, že všechno je správně vedeno.

Kompletní změna agendového IS u telekomunikačního operátora

V rámci projektu byl u firmy Telenor Networks implementován nový OSS/BSS systém.

Projektový manažer byl odpovědný za kompletní řízení interních i externích činností i výběr dodavatelů.

Další vedené projekty

Vedli jsme nebo byli ve vedení řady více než dvou desítek projektů. Z těch větších můžeme uvést např.:

• Implementace velkého nového IS ve VWFS/ŠkoFIN – kompletní externí vedení
• Systémové a procesní změny na Univerzitě Karlově v souvislosti s GDPR legislativou – analýza dopadů i projektové řízení
• OSS/BSS Vodafone: projektové řízení, technické zajištění i vedení týmu při testování nového IS
• Kompletní výstavba bytu: Zajištění architektonické studie, přípravy technické dokumentace, stavebního dozoru. – Kompletní externí řízení činností realizovaný dodavatelsky.
• Kompletní automatizace procesů a modernizace informačních systémů velkoobchodu Gutta.