Vedení porad vyžaduje přípravu, zajištění podkladů pro účastníky a mělo by končit zápisem. Systémová podpora vám přitom ušetří 80% času. I porada se vám povede snáz
Systémová podpora zásadním způsobem zlepší porady
Kvaltiní příprava je základem pro úspěšnou poradu. Bohužel, vedoucí ji velmi často odbývají. Je to nejenom velkých plýtváním času, ale i vyjádřením neúcty k účastníkům.
Nejčastější chyby při vedení porad
Každá porada stojí hodně času - čas každého účastníka. Při 5 lidech na poradě, která trvá hodinu se i při započítání souvisejícího času kolem jedná o minimálně 1 pracovní den.
Co jsou nejčastější chyby při vedení porady?
Nedostatečná nebo žádná příprava
U přípravy porady problémy pochopitelně začínají. Některé problémy jde odstranit snadno, jiné vyžadují více času. Nic ale není tak těžké, aby to nezvládl každý, kdo rozumí tématu
- Není jasný program
- Body programu nejsou dobře připraveny - např. na poradě nejsou důležití lidé, což se zjistí až na poradě.
- Témat je příliš mnoho. To má řad důsledků:
- Hodně bodů se týká většinoou hodně lidí. Pokud jich je na poradě mnoho, na každého je příliš málo času
- Pokud lidé chybí, body není možné probrat
- Když se body nestihnou probrat, stejně zdržují - lidé se na ně připravovali. Navíc se snižuje důvěre ve vedoucího a příště se lidé chystat ani nebudou.
- Lidé se na poradu nemohli připravit, protože nedostali vhodné podklady
Důležité pravidlo: Vždy je lepší skončit dříve, než část programu nestihnout.
Chyby v průběhu porady
Většina problému na poradě má jednu ze dvou hlavních příčin
Nedostatečná příprava
Příprava musí být zejména na straně vedoucího. Ten ale musí vést účastníky už před poradou, aby byli sami připravení. Musí proto přesně vědět, o čem se bude jednat, a co se od nich chce. Pokud cokoli z toho chybí, diskutují se na poradě věci, které měly být vyřešeny předem.
Vedoucí porady nemá autoritu
Autoritu získává člověk nikoli postavením, ale schopnostmi a znalostmi. Základem autority proto je rozumět tématům natolik, aby vedoucí dokázal moderovat diskuzi, věděl, kdo má mít k tématu hlavní slovo a kam by měly závěry směřovat.
Jak je patrné, i pro autoritu vedoucího je připrava důležitá. Vedoucí ale musí mít dostupné informace, což vyžaduje systémovou podporu, bez které se k nim bude jen těžko dostávat.
Chybějící nebo nedostatečný zápis
Velmi často opomíjený zápis by měl být naprostou samozřejmostí. Pokud není z porady závěr, nebo závěr není zachyce, většionu je druhý 50% z porady zapomenuto.
Zápis musí být navíc k dispozici - nejenom účastníkům, ale všem, na koho mají inforamce vliv. Distribuce informací z porady je proto často stejně důležitá, jako porada sama.
Proč jsou oblíbené stand-up porady?
Stand-up formát si oblíbili (pochopitelně) zejména mladší lidé. Jeho přínosy ale může kvalitní vedení zajistit i když si lidé sednou:
- Rychlý začátek i konec - minimalizace plýtvání časem
- Stručné odpovědi - v sedě za stole, se lépe povídá i spí
- Pohyblivost na poradě - je snazší vystřídat se u tabule
Koncept stand-up porad je důsledkem nekvalitního vedení. S naší pomocí můžete mít porady vedené skvěle - i v sedě. Dokonce i online.
Zlepšení vedení porad pomocí software
Analyzovali jsme mnoho porad, podkladů i zápisů a pro každý problém hledali, jak vedení porad zlepšit. Vytvořii jsme pro vás systém, který mnoho práce ušetří.
Jak funguje vední porady v praxi vám ukáže video
Efektivní pomoc i pro online porady
Když vedete online poradu, nebo se porady účastní online jenom pár lidí, je systémová podpora ještě důležitější. Pro samotnou komunikaci můžete použít jakýkoli nástroj včetně bezplatných.
- Všichni mají pracovní stůl před sebou - na mobilu nebo notebooku
- Všichni vidí poznámky, které vznikají. Vedle toho můžete promítat podklady, o kterých se diskutuje.
- Máte zaznamenanou účast
- Lidí vidí, kdo je na poradě, i když se osobně neznají
- Můžete hlasovat i hlasování zaznamenat rovnou do zápisu
Veďte své porady efektivně
Vyzkoušejte si systém zdarma a nechte si vedení porady předvést. Zjistíte, že vás porady více baví, a stojí vás mnohem méně času. I vaše autorita u týmu se zvětší, protože všichni budou vidět vaši kvalitní přípravu.
