Efektivní systém řízení kvality SMJ zjednodušuje činnosti, šetří školení a automatizuje sběr dokladů pro audit. Díky tomu je pracovníky dodržován a lépe přijímán.
Pokud je systém řízení kvality jenom „na papíře“ ve směrnicích, nemůže být efektivní. Pokud lidé systém neznají, nemohou jej dodržovat. A pokud po lidech systém vyžaduje činnosti, které nepovažují za důležité, snaží se ho obejít. Naše řešení všem problémům předchází
Efektivní využívání norem
Umíme výrazně zefektivnit všechny činnosti, které s plněním procesně orientovaných norem souvisí. Automatizace vám pomůže:
- Nebudete muset podrobně školit kroky, protože lidé dostanou popis přímo s úkolem
- Týmové úkoly zahrnující kontrolu a schvalování usnadňují přemýšlení a hlídají, aby procesy proběhly správně
- Strukturované záznamy zásadně zjednodušují dokumentaci
- Automaticky vznikající doklady odbourají mnoho dokumentů, které se standardně vytvářejí. Ušetří se tak až polovina "papírování".
Přečtěte si: ISO normy není možné bez systémové podpory splnit
Nezbytná podpora pro procesní oblasti
Systémová podpora je pro řadu procesních oblastí povinná. Standardy reflektují vývoj technologií a explicitně požadují, aby organizace a týmy požívaly nástroje pro:
- Systém řízení úkolů (workflow management systém)
- Systém správy dokumentací podporují konfigurační řízení a archivaci
- Systém pro řízení projektů umožňující nejenom plánování, ale zejména průběžnou kontrolu plnění plánu
- Systém pro správu zákaznických požadavků
- Systém pro řízení souvislostí („traceability“); zejména pro projekty, kde probíhá vývoj, musí být samozřejmostí
- Systém pro kontrolu zpracování předepsaných informací, zejména problémů, rizik nebo projektových změn
Dokládání činností by nemělo zdržovat
Interní revize i externí audit vyžadují, aby bylo doloženo, že byly požadované činnosti skutečně vykonány. Často se proto tvoří dokumenty v podstatě jenom proto, aby bylo možné doložit realizaci - např. protokol z testování, kde se konstatuje, že nebyl zjištěn nedostatek. Doklad je samozřejmě nezbytný, ale s rostoucími požadavky systému jakosti jejich počet stále roste.
ISO normy ale nevyžadují, aby vznikaly dokumenty. Vyžadují, aby bylo možné prověřit, že činnost proběhla a proběhla řádně. K tomu lépe než dokumenty poslouží jiné informace a doklady:
- Naplánovaný úkol
- Přidělení pracovníci
- Úkol má u sebe výkaz práce, který doloží, kdo se činnosti věnovat
Všechny uvedené doklady vznikají ve workflow systému samy a automaticky. Nikdo se jim nemusí věnovat a díky tomu ušetří práci, není problém činnosti doložit a doklady mají větší vypovídací hodnotu, než by měl ručně vytvořený dokument.
PDCA vyžaduje data
Data o práci nejsou potřeba jenom pro externí audit, ale i pro interní činnost - např. zlepšování podle PDCA procesu.
PDCA je základem každého procesního systému řízení kvality. Organizace musí umět plánovat, efektivně řídit a vyhodnocovat všechny činnosti. PDCA vyžaduje, aby všechny kroky procesu - tedy nejenom Do - realizace, ale i např. i plánování, byly revidovány a firma hodnotila, zda způsob, jak se činnosti dělají, je efektivní. K tomu je nutné trvale sbírat data, která vyhodnocování umožní:
- Podklady, podle kterých se plánovalo
- Uchovávání plánů
- Porovnání plánů s realitou
Na základě vyhodnocení by mělo přijít zlepšení podkladů pro budoucí plánování, příp. i změny pracovních postupů. S každou změnou pracovního postupu se váže i změna metodiky nebo tzv. procesních aktiv. To vyžaduje flexibilní schopnost promítat zlepšování do systému řízení kvality, jehož jsou procesní aktiva součástí.
PDCA proces pro vyhodnocování efektivity potřebuje přesná data nezkreslená snahou lidí popsat věci v lepším světle, než skutečně jsou. Automaticky sbíraná data poskytují věrnější obraz skutečnosti, než ručně tvořené záznamy. Proto je workflow management systém nezbytností pro skutečně fungující PDCA procesně orientované normy.
Přínosy systémové podpory pro normy
Systémová podpora automatizuje, sbírá data, řídí i vyhodnocuje:
- Podpora pro všechny typy evidencí a souvislostí, které norma vyžaduje
- Automatické generování úkolů přesně podle metodik. Díky automatizací nemusíte úkoly zadávat ručně.
- Evidence činností. Bez potřeby jakéhokoli formuláře či záznamu se automaticky uloží informace, kdo co dělal
- Flexibilní změny v rámci řízené dokumentace ISMJ
Jaké jsou povinné záznamy norem
Procesní ISO normy (ale i další, např. ASPICE) vyžadují soustavný sběr záznamů. Každá norma má své vlastní požadavky na záznamy, např. ISO 26262 jich má desítky. Pro kontrolu (nejenom v případě auditu) je nutná i historie činností a v případě standardů zabývajících se bezpečností (např. ISO 27000, ISO 26262) je nutné i kompletní sledování změn, kdo a kdy hodnoty v registrech záznamů modifikoval.
Evidence musí existovat přinejmenším pro:
- Řešené problémy
- Rizika, která je třeba sledovat
- Dokumentace zakázek umožňujících hodnotit jejich kvalitu
- Produktový katalog s plány poskytování služeb a hodnocením, jak jsou poskytovány v reálu
- Helpdesk provázaný s produktovým katalogem
- Kvalifikace a kompetence lidí
- Provedené interní kontroly – plánování i náhodné
- Protokoly o kontrolách, testech a zkouškách
- Požadavky a jejich plnění
Řada dalších záznamů je potřebná pro projekty – např. změnová řízení, konfigurační řízení a další.
Automatizujte činnosti SMJ
Se systémem automatizace SMJ získáte nejenom podporu pro všechny procesí oblasti, ale i silnou metodickou podporu, případně kompletně implementovaný systém řízení jakosti.
AyMINE nevyžaduje investici, kompletně běží v cloudu, takže můžete začít systémovou podporu vyžívat v podstatně okamžitě. Stačí se ozvat. Pokud ale budete potřebovat, může být i kompletně ve vašem prostředí.
