Nabízíme modul správy kontaktů určený pro podporu všech firemních činností - nákupu, projektů, profesionální spolupráce. Pro menší a střední firmy slouží i pro kompletní podporu obchodu.
Správa kontaktů vám umožní:
- Plnohodnotnou evidenci kontaktů, která je v souladu s GDPR
- Bezpečné interní sdílení kontaktů v projektových týmech i v rámci běžné práce
- Provázanost kontaktů se všemi dalšími údaji – komunikací, poradami, produkty, výpůjčkami atd.
- Provázanost obchodních údajů s informacemi o kvalitě služeb a dodávek z řízení kvality
Kontakty všude, kde jsou potřeba
Využívejte firemní kontakty všude, kde je potřebujete – v telefonu, v počítači nebo emailu. Přes standardní rozhraní můžete využívat kontakty např. MS Outlook, Thunderbird nebo v iPhone.
Sdílejte kontakty s kolegy
Vytvořit si seznam kontaktů umí ve firmě skoro každý. Pro firmu je ale klíčové, aby lidé kontakty sdíleli a současně je sdíleli jenom ti, kdo je skutečně mít mají. Sdílené a spravované adresáře vám umožní efektivně spolupracovat a přitom informace chránit.
Sdílení kontaktů je klíčovým nástrojem ochrany firemního know-how i ochranou před závislostí na konkrétních lidech. Pokud vám např. onemocní pracovník, nemůže se stát, že by jeho úkoly nemohl nikdo jiný převzít, protože by neměl přehled, s kým se co mimo firmu řeší.
Pracovní kontakty by nikdy pracovníci neměli mít jenom ve svých mobilních telefonech nebo vlastním emailovém klientovi. Při ztrátě zařízení nebo odchodu pracovníka snadno přijdete o cenné informace. Ztráta přístupu k údajům může firmu i existenčně ohrozit.
Sdílení kontaktů v souladu s GDPR
Co uděláte, když zákazník nebo bývalý zaměstnanec požádá o odstranění všech údajů o něm?
CRM vám umožní kontakt nejenom odstranit, ale i stáhnout z firemních adresářů, takže se odstraní i z mobilních telefonů vašich pracovníků.
Odstranění kontaktu z adresářů a anonymizace údajů, které zůstávají je nejenom povinnost organizace, ale i technicky nezbytný krok. Nemůžete spoléhat na to, že lidé budou nepotřebné kontakty odstraňovat, takže bez centrální správy zůstávají v adresářích, i když už nemáte právo s nimi nakládat.
Firemní kontakty v mobilu
Pracovní kontakty v mobilním telefonu potřebujeme. Problém nastává ve chvíli, kdy dovolíte používat služební mobil i pro nepracovní účely a pracovník si nainstaluje např. WhatsApp nebo jakoukoli jinou aplikaci s přístupem ke kontaktům. V tu chvíli vaše společnost porušuje zákon o ochraně osobních údajů, protože data z adresáře putují do neznámých serverů téměř jistě mimo EU. I kdyby ale v EU byly, jistě nebudete mít Facebook aj. firmy uvedené mezi zpracovateli osobních údajů.
WhatsApp aj. komunikační nástroje data nejenom stáhnou a ztrácíte nad nimi kontrolu, ale i druhé straně dají vědět, že data váš pracovník sdílel. Dříve či později si tak přímo říkáte o stížnost na ÚOOÚ.
Problém může nastat i s odstupem, protože kontakt zůstane zapomenutý v mobilním telefonu a pracovník spustí sociální aplikace měsíce i roky po ukončení spolupráce. Nebo si ji nainstaluje pracovník druhé firmy a zjistí, že WhatsApp jeho data nasdílel.
Abyste se problému vyhnuli, je třeba firemní kontakty v telefonním seznamu nenahrávat do běžného adresáře. Kontakty můžete využít přes naši vlastní aplikaci, která vám umožní přímo z telefonu volat.
Synchronizace dat do adresáře mobilního telefonu je samozřejmě možná, ale vzhledem k uvedenému modelovému riziku by se měla omezovat na blízké spolupracovníky. A samozřejmostí musí být možnost kontakt z mobilního telefonů lidí dálkově stáhnout - více viz další oddíl CRM v souladu s GDPR.
Evidujte vše důležité
Evidujte si u kontaktů všechno, co je třeba. Nejenom emaily, ale i informace, na kterých schůzkách lidé byli, o čem jste s nimi jednali.
- Záznamy o hodnocení kvality dodávaných výrobků vašich dodavatelů
- Informace o platební morálce vašich odběratelů
- GDPR souhlasy klientů
Evidence jednání a komunikace
Evidence jednání
Ochrana údajů zejména před uzavřením kontraktů je nezbytná. Zejména ve větších firmách si nemůžete být jisti, jestli informaci někdo jiný nevyneste. Systém proto důsledně chrání přístupová práva a informace se nemohou dostat k nikomu, kromě vybrané skupiny lidí, kterou je možné kdykoli a snadno ověřit. A pokud ani to nestačí, poznámky je možné šifrovat pomocí end-to-end šifrování. Máte tak druhou ochranu, že nic neunikne.
Evidence komunikace
Vyřešte problém nepodchycených emailů. Uchovávejte emaily u kontaktů, takže máte dokonalý přehled, co bylo komu posláno. Evidence vám umožní zařadit každý zaslaný email ke kontaktu a tak dlouhodobě udržovat přehled nezávisle na osobních emailech zaměstnanců. Díky tomu vám neuniknou obchodní případy, stížnosti nebo žádosti jen proto, že je někdo na dovolené nebo z firmy odešel.
Správa souhlasů a zpracování požadavků z webu
GDPR vyžaduje, abyste evidovali souhlasy spolu s informací, kdy a jak jste jej přijali. Do CRM se tyto informace automaticky uloží např. z webového formuláře. Systém zajistí, abyste měli všechna data i zpracování v souladu s GDPR.
Propojte interní evidenci přímo s formuláři na webu pro udělení souhlasu, jeho odmítnutí nebo dotaz. Ušetříte hodně času párováním informací a snadno automaticky splníte požadavky GDPR.
CRM v souladu s GDPR
Proces kontroly souhlasů
CRM automaticky zajistí kontrolu souhlasů, S předstihem aktivuje úkol, abyste klienta oslovili a obnovili souhlas a spolupráci.
Obnovení souhlasu je možné aktualizovat automaticky. Systém zašle klientům email s žádostí, aby souhlas obnovili a připomenutím, že jinak přijdou o služby, které využívali, např. newsletter.
Pokud klient souhlas neobnoví, po vypršení souhlasu se změní stav kontaktu a podle nastavení je vyřazen ze seznamu. Může být následně anonymizován.
Propojení CRM s formuláři na webu
Pomocí standardního rozhraní se CRM propojí s formuláři, kterými lidé zadávají své požadavky. - Můžete přijímat např. žádosti o novinky, přihlášky do klubu přátel, objednávky na služby a všechny údaje ukládat rovnou do adresáře spolu s informací, kdy dotyčný požadavek odeslal.
Na GDPR je třeba myslet od začátku
GDPR od základu změnit způsob nakládání s kontakty. Týká se to nejenom soukromých, ale i pracovních kontaktů. Vyžaduje výrazně větší ochranu údajů a kontrolu, kdo s nimi nakládá. Je nutné podporovat procesy, které dříve neexistovaly. Nejenom zapomenutí, ale např. i výpis kdo kdy s údaji pracoval. Naše CRM je od začátku navrženo, aby všechny požadavky GDPR splňovalo.
