Pomůžeme vám ušetřit hodně času, zlepšit spolupráci a bezpečnost firmy
Hlavní přínosy nástrojů pro interní komunikaci
- Schopnost vyhodnocovat, kolik lidé pracují a spolupracují. (Záměrně dáváme na 1. místo)
- Dostupnost informací, které nejsou u lidí v e-mailových schránkách, ale sdílená
- Informace okamžitě při ruce tam, kde je lidé hledají a ne ztracené v zápisech z porad, které nikdo neumí najít
- Znalosti ve firmě použitelné a dostupné, i když obchodník nebo specialista odejde
Jaké moderní nástroje by firma měla mít pro interní komunikaci
Využijte moderních komunikačních nástrojů, které lidé denně používají, připravených tak, aby dobře sloužily v prostředí organizace. Nezapomeňte ale, že moderní nástroje, samy o sobě nestačí. Musí být propojeny s firemní kulturou a procesy, jinak je lidé používat nebudou.
Nástroje, které vám ve firmě nesmí chybět
Nabízíme zkušenosti pracovní prostředí, ve kterém je vše připraveno
Review – revize
Správně vedené revize ušetří e-maily, předělávání a poslouží ke kvalitní analýzy skutečné práce lidí. Kdykoli chcete, aby někdo něco zrevidoval, měl by poskytnout zpětnou vazbu. V AyMINE s nimi budete moci i nadále pracovat a poskytnou vám dobrý pohled na práci lidí.
Chat – rychlá výměna informací
Rychlá diskuze ke konkrétnímu tématu, nejbližší hovoru. Není cílem hovory nahradit, ale jednak přiblížit komunikaci současným generacím a navíc urychlit práci.
Klíčovým přínosem firemních vztahů je otevřená komunikace a schopnost si informace předávat bez toho, aby vznikala bariéra mezi těmi, kdo „ví“ a těmi „druhými“. Uzavřené privátní chaty vytvářejí elity, ale otevřené firemní vztahy naopak brání toxické komunikaci, nevhodným poznámkám a podporují věcnost.
Diskuze
Více lidí zapojených do řešení společné otázky. Diskuze nikdy nesmí chybět, aby se společenství i firma rozvíjely. Ne vždy se ale hodí diskuzi vést slovně, e-mailové diskuze se proto staly samozřejmostí dnešní komunikace. Stejně jako chaty.
Ve chvíli, kdy je třeba se nad tématem zamýšlet a formulovat myšlenky je písemná forma s mnoha lidmi efektivnější. Nebo se do ní závěry ústní diskuze uloží pro další práci. Interní systém pro diskuze je pomáhá strukturovat, organizovat a zpřístupnit širokému publiku. I když třeba jen pro čtení, zaznamenaná diskuze je cenným zdrojem informací i pro ty, kde se neúčastnili.
Vzkazy, upozornění
Vzkaz se vždy váže ke konkrétnímu tématu a měl by s ním být spojen i při zasílání. Proto patří do firemního systému k ostatním záznamům. I když je vzkaz mezi dvěma lidmi, je součástí dokumentace řešení problému. Jeho uložení navíc ušetří lidi v kopii e-mailů, takže nakonec všichni stráví sledováním průběhu prací méně času. Manažeři obzvlášť.
Řízené sdílení informací
Efektivně nastavené, podporované a vyhodnocované sdílení má zásadní vliv na snížení závislosti na konkrétních pracovnících. Know-how ve firmě nikdy nevzniká samo. Pro většinu lidí je nutná motivace z vedení, ale samozřejmě i vhodné nástroje.
Zápisy z porad 2.0
Informace ze zápisu potřebujete vidět u úkolů a témat, které byly probírány. Pak budou snadno k dohledání. Zápisy rozhodně nejsou zbytečné, ale pokud jejich jediným cílem je nikým nepoužívaná složka, tak zbytečné jsou. Proto je třeba na to jít jinak.
Práci s poradou jsme zcela změnili a od přípravy po zápis ji integrovali do ostatní komunikace. Díky tomu už nikdy nebudete hledat zápis. Prostě informace budete mít.
Podpora umělé inteligence pro práci s informacemi
Umělá inteligence vám může pomoci najít mnoho cenných informací o firmě a jejím fungování, ale musí mít s čím pracovat. AyMINE vám pomůže podklady pro AI skládat dohromady i využít LLM model dohledání odpovědní na vaše otázky.
Odborná pomoc s interní komunikací
Nabízíme vám odbornou pomoc, která zhodnotí procesy, vztahy i nástroje, které používáte pro komunikaci, sdílení informací a jejich uchování. Pomůžeme vám najít a hlavně odstraňovat, kde jsou problematická místa.
Nezřídka za problémy v interní komunikaci stojí konkrétní lidé, kterým se ostatní vyhýbají, nebo jsou nezodpovědní či jinak práci soustavně nabourávají. I takový problém může mít řešení a moderní technologie v tom pomáhají.
Využijte naši odbornou pomoc, nebo využijte pro efektivní komunikaci AyMINE.
Můžete začít zdarma, ale optimální bude nejdříve s námi probrat, co vás v týmu trápí.
Přínosy oddělení interní komunikace od e-mailů
Proč se vyhýbat v interní komunikaci e-mailu
- Především, e-mail míchá dohromady interní a externí komunikace. Vytváří velké riziko, že se informace dostanou někam, kam nemají
- E-mailová zpráva postrádá vazbu na to, čeho se týká – úkol, zakázku, cokoli. To je jedním z hlavních důvodů, proč je tak těžké e-maily spravovat.
- E-mailové schránky jsou soukromé, ale většina vnitrofiremní komunikace nemá být soukromá. Když vlastník schránky odejde z firmy, všechna jeho komunikace se většinou ztratí a s tím i mnoho důležitého.
Co vám firemní e-mailová aplikace přinese
E-mail je od základu myšlen jako soukromá poštovní schránka. To je sice potřebné, ale většina firemní komunikace by neměla být soukromá. E-mailová aplikace (např. AyMINE) integrující práci s e-maily s ostatní denní agendou, procesy velmi zjednodušuje
S otevřenými integrovanými e-maily se zbavíte bariéry mezi informací a jejím sdílením (obligátní „dej mi to do mailu“ v různých variantách). Pro mnoho lidí stále uchovávání informací v e-mailech je důležitou součástí jejich know-how. Know-how, které se automaticky nesdílí, o které se musí žádat. Které je neaktualizované a nekontrolovatelné. Pro odpovědné manažery kvality musí být noční můrou, když si pracovníci uchovávají např. doporučené postupy u sebe v e-mailu.
Je třeba odlišit soukromou a firemní komunikaci. Pracovníci mají právo na soukromí, ale to by mělo chránit jenom soukromé záležitosti. Všechny firemní e-maily – objednávky, projektová diskuze atd. patří do sdíleného firemního prostředí. Proto AyMINE nabízí firemní e-mailovou správu.
Vysvětlit, že soukromý e-mail do komunikace uvnitř firmy patří jen zcela výjimečně, je samo pro mnohé těžko představitelnou změnou myšlení. I když v běžném životě mnozí už e-maily často nečtou.
Řešení firemního e-mailu
E-mail je nezbytný základ komunikace mimo firmu. Pro něj vám nabízíme AyMINE, který e-mail efektivně propojí s procesy, které na zprávy navazují. Rozhodně si nemyslíme, že patří do starého železa.
