Systémová podpora pro řízení úkolů (tzv. task management system) je klíčovým nástrojem pro zvyšování efektivity firemní organizace.
Přečtěte si: Přínosy software řízení úkolů
Kvalitní systém řízení úkolů má prokazatelné přínosy z řady hledisek
Řízení úkolů pomáhá vedoucím i řadovým pracovníkům
Pomoc pro vedoucí pracovníky
Přínos pro vedoucí pracovníky je zřetelný zejména v lepší kontrole a plánování a to i pro on-line pracující členy
- Systém umožní úkol najednou zadat celému týmu resp. rovnou definovat, kdo se na úkolu podílí. O své odpovědnosti tak vědí všichni
- Možnost kontroly, kdo na čem dělá, a na čem skutečně vykázal svůj čas je důležitá pro objektivní pohled na pracovníky. Zcela nezbytná je pro práci vykonávanou vzdáleně ať už z domova, nebo když máte v týmu lidi z jiných poboček.
- Plánování a přidělování úkolů je výrazně snazší, když vidíte, kolik má kdo úkolů, jaké jsou na ně plánovány kapacity. Systém umožní přehled o plánovaných i dosud nepřidělených úkolech
- Systém vám umožní hodnocení pracovníků, protože umožňuje snadno zrekapitulovat práci každého pracovníka a si můžete dělat soukromé poznámky.
- Můžete přidělování úkolů i řešení celých procesů automatizovat
Přínosy pro řadové pracovníky
Pro řadové pracovníky přináší systém lepší organizaci práce, jasné zadání i odpovědnosti. Dvojnásobný přínos má systém řízení pro lidi, kteří pracují na více projektech, nebo mají z jiného důvodu úkoly od více vedoucích.
- Snadněji rozlišíte, co spěchá a co počká.
- Snadněji eskalujete problém, když se vyskytne
- Na úkolu je mnohem snazší spolupracovat.
Přínosy softwarové podpory pro firmu
Firma samozřejmě těží z lepší spolupráce, ale systémové řízení úkolů má i další výhody
Zlepšení kvality práce
Řízení úkolů spojené se systémem řízení kvality zajistí, že úkoly rovnou obsahují aktuální pracovní postup a kontrolní list. Ušetříte výrazně na školeních lidí, protože si mohou postup a kontrolu okamžitě nastudovat nebo připomenout.
Úkoly je možné snadno automatizovat a tak zajistit, že budou dodrženy předepsané postupy i pro více souvisejících úkolů.
Lepší kontrola zásadně omezuje přehlédnutí a nedostatky. Sníží se vám reklamace i zvýší produktivita.
Kontrola nad tím, do co skutečně dělá, zvyšuje efektivitu i zlepšuje vztahy na pracovišti, protože brání protěžování některých pracovníků.
Lepší plánování
S využitím historických dat i umělé inteligence budete výrazně lépe plánovat všechny činnosti. Snadněji zjistíte, kolik potřebujete obchodníků např. pro nový segment trhu, kolik montážních čet apod.
Efektivní řízení úkolů jejich automatizací
Automatizujeme všechny činnosti, které s řízením úkolů souvisí. Díky tomu nabízíme nejefektivnější systém řízení na trhu:
- Automatické generování úkolů – mnoho úkolů nemusíte zadávat vůbec
- Propojení úkolů se systémem řízení kvality – nemusíte lidi učit pracovní postup, dostanou ho s úkolem
- Týmové úkoly - jedním úkolem zadáte práci všem, kdo se na něm podílí
- Dokonalá kontrola, kdo skutečně na úkolech pracuje – detailní výkazy práce přímo u úkolů
- Propojení řízení úkolů s projektovým řízením - všechny úkoly pohromadě dávají globální přehled o celé firmě
- Komplexní podpora pro řízení úkolů v mnoha oblastech firmy – personalistice, obchodu, vývoji, řízení kvality
Proč propojit řízení úkolů se systémem řízení kvality
Funkční systém řízení kvality definuje pracovní postupy pro většinu firemních činností. Díky propojení se systémem automatizovaného řízení úkolu nebude tento systém jenom na papíře, ale bude skutečně pomáhat.
Pracovní postup je zadáním úkolu
Systém řízení kvality využije pracovní postup jako zadání úkolu. Nebo naopak: současně s popisem, jak se věci mají dělat, současně automatizujete zadávání úkolů. Nemusíte tedy jednu práci dělat 2× a ISMJ není dokumentací, která nikoho nezajímá.
Máme pro vás sami nebo s našimi partnery připravenou kompletní podporu standardů ISO 9000, ISO 20000, ISO 26262, ITIL, ASPICE a pracujeme na dalších. Ještě významnější ale je, že metodiku můžete snadno udělat a spravovat sami, nebo vám ji může kdokoli dodat – definice úkolů i celý ISMM je možné přenést a tak používat opakovaně. Můžete si proto snadno nechat pomoci, ale současně nemusíte být na nikom závislí.
Kontrolní list a týmy jsou součástí popisu úkolu
Efektivnímu řízení kvality se věnujeme dlouhodobě, proto víme, že úkol není jenom popis, co udělat. V systému řízení u vzorových úkolů můžete zadat všechno, co metodika vyžaduje:
- Popis úkolu
- Popis kontroly
- Požadované kompetence
- Odkazy na další povinné či doporučené standardy
- Potřebné dokumenty
Dobře zpracovaný vzorový úkol ušetří až 50 % času a 80% komunikace – lidé nemusí přemýšlet, jak věci udělat, kdo s k tomu má vyjádřit, komu co poslat.
Podpora pro ad-hoc úkoly, i úkoly z projektů a systému kvality
Jako jediní v systému stejně podporuje úkoly z projektového řízení, ad-hoc úkoly i práci podle systému řízení kvality.
Ah-hoc úkoly může zadat každý sobě, blízkým kolegům na poradě, nebo podřízeným.
Projektové úkoly vznikají na základě plánu a díky integraci do jednoho systému dokážete plánovat lidi i s ohledem na další firemní povinnosti.
Nejefektivnější je řízení úkolů integrované s firemními agendami
Nabízíme systém, který je integrovaný s firemními činnostmi a díky tomu můžete okamžitě propojovat úkoly se vším, co se v rámci úkolů řešení.
- Projektový úkol propojený s řešeným požadavkem
- Helpdesk požadavek propojený s majetkem, který je spravován
- Zpracování poptávky propojené s poptávkou i klientem
- Systémová podpora porad, do které úkoly přímo vložíte. Řízení úkolů vám díky tomu automatizuje i vedení porad.
Systém snadno propojíte i s dalšími systémy
- Úkoly můžete stahovat do mobilních zařízení, Mozilla Thunderbird nebo MS Outlook
- Úkoly vidíte v kalendáři
- Přes web služby mohou úkoly přidávat jiné systémy
- Informaci o zpracování úkolu může systém předávat do dalších systémů a tak orchestrovat jejich další zpracování
Přestaňte plýtvat časem lidí
Kvalitní plánování a řízení úkolů ušetří 33% času lidí nejenom "v kanceláři", ale i na cestách, např. v montážních četách.
Sledování úkolů sníží počet nespokojených zákazníků o 10–30 %. To jsou ti, kterým jste dodali službu pozdě, neozvali se na jejich vzkaz z webu, protože skončil někomu v mailu. Také řada těch, kteří nedostali přesně co měli, protože systém kvality sice vymyslel postup, ale správní lidé ho neznali.
Úspory díky řízení úkolů
Systém řízení úkolů vám ušetří náklady díky všem popsaným přínosům. Má významný pozitivní vliv na:
- Sledování využití kapacit lidí i zařízení
- Kontrolu, kolik času skutečně která činnost vyžaduje
- Měření, které služby jsou ziskové a kde jsou velké skryté náklady
- Budování know-how o fungování týmu, které umí umělá inteligence využít pro prediktivní plánování.
Systém řízení úkolů zdarma
Začněte hned a přesvědčíte se sami. Zřiďte si firemní účet zdarma a můžete si řídit úkoly, porady, projekty, komunikaci i web.
