Workflow je nástrojem, jak zásadně zjednodušit každodenní operativní řízení činností.
Workflow
Samotný překlad termínu je jednoduchý – tok práce, složitější je to s jeho významem, protože záleží na kontextu. Většinou se pojem automaticky spojuje s označením systému, který umožňuje automatizovaně zpracovávat navazující kroky procesu.
Workflow – proces
V rámci procesní analýzy je pojem workflow synonymem k detailnímu popisu jednotlivých procesních kroků. Workflow popisuje, jak jsou kroky po sobě. Workflow se může členit, obsahovat rozhodování nebo přesouvat mezi pracovníky a systémy. Příkaldem je např. proces ukončení pracovní neschopnosti:
Workflow management systém
Sytém řízení procesních kroků. Workflow systémy v sobě vždy mají nějak uloženou posloupnost kroků, jak mají jeden po druhém následovat. Automatizují zpracování procesů tím, že po dokončení jednoho kroku aktivuje druhý
Workflow management systém není automaticky systém řízení úkolů. Jednotlivé kroky procesu mohou být úkoly, ale v každé firmě je i mnoho jiných úkolů, které nejsou automatizovány, a ty workflow systémy logicky nemohou řídit, protože se do nich nestanou. Moderní systémy mohou plnit obě funkce, ale většinou je to určitý kompromis.
Workflow vs. ad hoc úkoly
Je zřejmé, že u procesů, které mají standardní průběh a na sebe navazující úkoly je workflow automatizace užitečná. Zajistí předání úkolu i dokladování, že bych vstupní požadavek zpracován. Není třeba na to myslet a každý případ jednotlivě zadávat ke zpracování.
V případě ad-hoc úkolů je situace složitější. Především, ad-hoc znamená, že nevznikají na základě plánu. To ale neznamená, že nemají standardní postup zpracování. Ad-hoc úkol může mít definovaný průběh, ale zahájen je podle potřeby. Mezi takové úkoly bude patřit zahájení činností reakce na událost, která je nenadála, ale předvídaná v rámci plánů kontinuity.
Druhou skupinou jsou ad-hoc úkoly, které jsou nejenom "nečekané", ale ani jejich zpracování není předem promyšleno. Pro takové úkoly není možné ve workflow připravit zpracování.
I když se pro ad-hoc úkoly neuplatí workflow, systémy řízení úkolů mají stále smysl. Většina jejich významných výhod zůstává je důležitá i pro ad-hoc úkoly:
- Dokumentace průběhu zpracování
- Snadné zařazní úkolu do porady k jednání
- Možnost řídit priority
- Sledování výkazů práce
- Vazba na záznam, se kterým úkol souvisí - typicky problémy, zlepšení nebo rizika
Pomáhají nebo překáží workflow?
Častou výhradou proti procesním systémům je, že jsou příliš rigidní a nutí postupovat procesem, který je vhodný jenom někdy, ale často ne. Zejména pro projektové úkoly se tento názor vyskytuje často.
Řešením jsou nástroje s týmovými úkoly propojené s pracovními postupy. V takovém sytému není proces striktně definován krok za krokem, ale je předepsán postupem, který dostane tým na starost. Když je potřeba postupovat jinak, do dokumentace úkolu je zaznamenán důvod a tým může úkol řešit efektivnějším způsobem. V žádném případě to ale neznamená, že se systém kontroly kvality práce ignoruje. Důležitá zde zůstává vazba na pracovní postup s tím, že je zaznamenáno, proč se úkolový tým rozhodl postupovat jinak.
