Proč korporátní model
Triviální, pro mnohé hloupá otázka, která analytikům často nestojí za odpověď. K jejich škodě. Proč? Protože všichni ostatní ve firmě se tu otázku položí a odpověď jim často není jasná – a ti nejpovolanější, tedy business analytici – jim ji nedají. Vždyť je to snad to samé, jako se ptát, proč dýchat vzduch. Jenže analytik při takovém povzdechu zapomíná na zásadní rozdíl. Zatímco bez vzduchu za pár desítek minut spolehlivě zemřeme, a každý to ví, tak bez korporátního modelu kdejaký korporát nejenom dýchá, ale dokonce prosperuje. To možná každý neví, ale každý zkušený tuší.
A pak je druhý velký rozdíl. Za vzduch neplatíme, zato za korporátní model firma platit musí. Sám nevznikne a sám se udržovat také nebude. A když za něco firma či organizace platí, tak chce, aby za to odpovídající hodnotu dostala.
Jakou hodnotu má korporátní model
Otázku pokládáme jako obchodník – hodnotou není, co mě to stojí, ale co mi to dává. Co tedy dává korporátní business model? Kruciální otázka, složitá hlavně proto, že každé organizaci dává něco jiného. Dalo by se parodovat úsloví: Jak se do lesa volá, tak se z lesa ozývá. Tedy: Co se do modelu vloží, to model dává. Dokud nebudeme mít kvalitní umělou inteligenci, bude to tak platit. Nedá víc. Pak je ale třeba ještě dodat, že dá také jen tolik, kolik si z něj bereme. A to zdaleka není samozřejmé. Viděli jsme řadu modelů, ve kterých byly cenné informace, které si ale nikdo nebral. Jistě byla jejich pořizovací cena vysoká. Ale jejich užitná hodnota byla nulová.
Co tedy může korporátní model dávat, pokud si to chceme a budeme brát:
- Popisy produktů a jejich závislostí na informačních systémech, týmech, lidech, procesech
- Odpovědnosti a kompetence týmů
- Přehled, kde jsou jaké informace, kdo s nimi pracuje a k čemu je používá
- Dokumentaci, co který informační systém umí
- Závislosti na dodavatelích
- Popisy způsobů, jak zákazník s firmou komunikuje
- Popisy, kam všude se o zákaznících dostávají informace
A mohli bychom pokračovat dále, protože ten výčet je skutečně dlouhý. Podstatné ale bylo řečeno v úvodu: model dává jen tolik, kolik se z něj bere. A pokud se nebere, nedává. Aby se bralo, musí být z čeho brát, ale také musí být chuť brát a důvod brát.
Často není chuť nebo důvod
Důvod brát často není prostě proto, že informace v modelu nejsou dostatečně kvalitní, aby stálo za to je používat. Bývají zastaralé, příliš neúplné, nebo natolik roztříštěné, že nepřinášejí přidanou hodnotu.
Chuti brát nejčastěji brání, že model má formu, ve které se uživatelé nevyznají, informace si nedokážou dohledat, vytáhnout pro další použití, nebo vůbec nevědí, že existují.
Aby byl důvod a chuť si informace brát, na to je třeba pamatovat od samého začátku. Než jakoukoli informaci do korporátního modelu vložíme, musíme vědět, nebo alespoň předjímat, kdo, kdy a proč tu informaci bude chtít použít:
- Popisy procesů: Budou je používat jejich vlastníci? Bude sloužit managementu? Bude se podle nich školit?
- Popisy informačních systémů: Budou se používat při analýzách? Budou se nad nimi popisovat jejich změny?
- Organizační struktura: Bude sloužit personalistům? (Fakt??? Nikdy jsem to v praxi nezažil!) Poslouží pro definici rolí a práv?
- Popisy datových entit: Budou se s jejich pomocí chystat reporty? Budou se používat při návrhu změn informačních systémů?
Pokud není kladné zdůvodnění pro informaci, nemá smysl ji v modelu mít. A pokud zdůvodnění je, tak s ním úzce souvisí druhá otázka: Jak mají být informace uloženy, aby se daly dobře používat?
Co má korporátní model obsahovat
Odpověď na otázku v nadpisu je teoreticky odpovězena předchozím oddílem: Má obsahovat takové informace, se kterými se bude pracovat. A tedy takové, které bude organizaci stát za to udržovat. Stát za to znamená, že úsilí vložené do údržby se vrátí v přínosech, které z udržovaného modelu organizace má.
Dále si můžeme jen říct, co by model obsahovat mohl:
- Produkty
- Způsoby a místa komunikace firmy s okolím i uvnitř
- Pozice, role, jejich odpovědnosti, úkoly, kompetence
- Popisy procesů
- Přehled informací, se kterými se pracuje
- Informační systémy, které se používají, jejich služby a rozhraní
- Strukturu informačních systémů
- Datový model
- Fyzickou infrastrukturu – kde co je, kde se co tiskne, vyrábí, přesouvá
- IT infrastrukturu včetně komunikačních cest a propojení
- Zajištění systémových IT služeb a odpovědností za ně
A možná najdete i další příklady. Pro získání výčtu je možné použít vzory jakými jsou např. TOGAF, nebo Zachman Framework.
Jak má model enterprise architektury vypadat
Model enterprise architektury aneb korporátní model většinou nevzniká jako dílo jednoho člověka. Většinou na něm pracuje skupina lidí a informace by měla využívat ještě mnohem širší skupina. Když použijeme příklad procesních modelů. Ty spravuje procesní analytik, ale určitě by k nim měli mít přístup vlastníci procesů. A ideálně k nim mají přistup všichni manažeři, možná i velká skupina zaměstnanců – vykonavatelé procesů.
Model musí mít takovou formu, aby se v ní uživatelé vyznali a dokázali se najít informace, které pro práci potřebují. Často se používá např. Enterprise Architect, nástroj od Sparx Systems. Nebo ARIS od IDS Sheer, resp. dneska již SAP. Ale je mnoho dalších „specializovaných“ nástrojů od firem jako IBM, HP aj. Vesměs mají jedno společné: vytvářejí složité modely, se kterými management pracovat nechce. Znovu tuto zkušenost opakuji: nechce. Model je technický, cizí způsobu myšlení většiny manažerů. Aby s informacemi pracovat chtěli, je potřeba jim je připravovat tak, aby s nimi pracovat chtěli. Nezatracuji uvedené nástroje, ostatně je sami používáme. Ale živý model musí být dostupný jinak, než jenom přes inženýrské aplikace, které připomínají vývojové prostředí programátorů. Něco se dá zachránit reporty, specializovanými výstupy apod. Ale tím nikdy nedosáhnete toho, aby manažeři a další klíčoví lidé do modelu sami svým know-how přispívali.
Druhou možností je hybridní model, kdy jsou různé informace na různých místech. Takový model je noční můrou těch, kdo by chtěli dobrou správu vazeb a souvislostí. A např. na verzování můžete rovnou zapomenout. Ale manažeři neverzují, nedělají releasy. Oni žijí. Firma žije. A model, má-li mít smysl, musí žít stejně dynamicky, jako firma. Pokud to nedělá, zastará a bude za chvíli stejně užitečný, jako loňský kalendář.
Má smysl modelovat?
Co tedy s enterprise modelem? Má smysl se do modelu pouštět? Většinou ano, ale v každé firmě z jiného konce a jiným způsobem. A to nejde na jedné stránce bez spolupráce poradit. Pomoci vám mohou naše školení, nebo konzultace. Ale především je třeba vědět, jak a čím vaše organizace žije. Jen to může ukázat, jaký model má pro její život smysl.
