Jak zlepšit fungování firmy nebo organizace? Prvním krokem je analýza, jak firma vnitřně funguje.
Procesní analýza, nebo také analýza vnitřního fungování je tím prvním, kde začít, když chceme, aby firma lépe fungovala.
Příznaky vnitřních problémů
Nejčastější příznaky, že tým nebo firma má vnitřní organizační problémy. Typickými vnitřními projevy jsou:
- Některé úkoly zůstávají neřešené nebo je třeba se dohadovat, kdo se jich ujme
- Lidé se dohadují, kdo za co odpovídá
- Vedoucí se spoléhají na nejbližší spolupracovníky a ostatní zůstávají "mimo"
- Je těžké dohodnout změnu
Pohledem z venku se problémy projevují jinak:
- Lidé z venku si stěžují, že se není komu dovolat
- Produlužuje se doba odezvy a organizace nestíhá termíny
- Lidem firma neumí sdělit, jak to s jejich požadavkem nebo zakázkou vypadá
Umíme s efektivitou pomoci
- Najdeme problém
- Máme nástroje, jak zefektivnit komunikaci, řízení úkolů i kontrolu odpovědností
Analyzujeme, jak vaše firma v jednotlivých oblastech funguje a dokážeme poznat dobré a špatné stránky. Využíváme vlastní zkušenosti i mezinárodně uznávané techniky, pomocí kterých dokážeme zhodnotit jestli procesy, spolupráce, práce s informacemi a další klíčové činnosti fungují efektivně nebo má smysl investovat do jejich zlepšování.
Pokud je cílem posouzení i získání oficiálního vyjádření např. pro mateřskou společnost nebo klienty, realizujeme audity plně v souladu s externími standardy.
Procesní audit
Kvalitní procesní audit je základem pro dobře připravené změny a rozvoj týmu. Naši analytici umí rychle poznat, které procesy fungují dobře a kde je naopak potřeba zlepšení. Dokáže efektivně posoudit míru optimalizace rutinních činností i shodu s externími normami. Na druhou stranu ale audit nalezne i nepřiměřeně velkou snahu vše přesně definovat, kdy svázanost procesními postupy brání rozvoji.
Procesní audit není formálním krokem
Řada firem (a neziskových organizací, protože ty mají procesní audit spojený s podmínkami pro udělení dotace) vnímá audit jako nutnost pro vnější orgány, ať už jde o splnění regulatorních opatření, již zmíněné dotace nebo jiné důvody „naordinované“ zvenku.
Dobře provedená procesní analýza je důležitým krokem pro interní zlepšování. Vznikne prři něm:
- mapa popisující průběh činností,
- popis spolupráce a kontaktní body uvnitř firmy i se spolupracujícmi týmy a firmami,
- popis informačních toků,
- body kontroly kvality a další členění procesní posloupnosti
- řada dalších popisů, které jdou do různé hloubky podle toho, čím je důležité se zabývat.
Na tomto základě je možné provést analýzu, kolik času i dalších zdrojů která činnost, spolupráce a komunikace skutečně stojí, kde vznikají chyby a kde dochází ke zbytečným prodlevám.
Samozřejmě je výstup procesní analýzy důležitým základem pro další interní optimalizaci i po skončení auditu.
Vyhodnocení způsobů spolupráce
Jedním z nejčastějších zdrojů chyb, prodlev a zbytečných nákladů je pomalá a neefektivní spolupráce.
Speciální část posouzení se zaměřuje právě na to, jak týmy spolupracují, jak sdílejí informace a know-how a co je možné udělat pro další zlepšení. Posouzení spolupráce je užitečné pro malé týmy i velké společnosti, zejména takové, které mají pracoviště na různých místech nebo využívají center sdílených služeb.
Audit služeb
Nedostatky v poskytování služeb jsou často příčinou nízké produktivity a ziskovosti firmy. Problémem přitom často není primárně kvalita poskytování služeb, ale způsob, jak jsou definovány a interně zajištěny a zda je firma je schopna dostát svým slibům nebo závazkům.
Auditem služeb prověříme, zda je firma vnitřně optimálně nastavena v oblasti zdrojů, procesů a postupů. Využíváme při tom metodiku CMMI-SVC.
Samostatnou oblastí hodnocení může být i audit, zda nastavení smluv odpovídá potřebám zákazníků.
Efektivita rozhodování
Nesoulad mezi kompetencemi, pravomocemi a know-how je častým důvodem, proč je rozhodování, schvalování a změny ve firmě pomalé, špatně připravené. Typickými důsledky je, že úkoly zůstávají nedořešené a je třeba „honit termíny“. Rozhodování je tradičně oblast připisovaná většinou výhradně managementu, ale to je zjednodušující pohled (i když často promítaný i do praxe). Právě audit ukáže, jestli např. není rozhodovací pravomoc nezdravě koncentrována do rukou vedoucího pracovníka, který sice rozhoduje, ale bez dostatečně znalosti problematiky nebo se do problému musí dostat, což stojí hodně času.
Rozhodování je klíčové pro pružnost firmy
Audit zaměřený na rozhodování kontroluje, zda je v souladu, kdo o čem rozhoduje, s tím, jaké mají dotyční předpoklady (znalosti, čas, možnost rozhodnutí prosadit, možnost posoudit jeho závažost atd.) . Nevhodně nastavené rozhodovací pravomoci mohou vést ke špatným rozhodnutím, často ale vedou k výraznému zpomalení práce firmy a malé pružnosti, protože se čeká na rozhodnutí, ačkoli věci znalí pracovníci všechny potřebné informace mají.
Součástí posouzení bývá i kontrola, zda „rozhodovací matice“ je v souladu s normami a zákony, které firma musí dodržovat.
Pomůžeme vám vyladit zejména struktury řízení, ale i delegaci odpovědnosti na správné lidi. Nejenom, že se zvýší schopnost firmy reagovat na změny, ale práce bude všechny více bavit a odstraní se jeden z nejčastějších důvodů stresu.
Řízení projektů
Velmi častým zdrojem problémů je způsob, jak organizace řídí interní projekty a jak je zajištěn soulad mezi projekty a běžnou denní operativou. Analýza hodnotí, jak probíhá stanovování priorit, spolupráce projektů a operativy resp. průběžných činností a jaké možnosti má management průběh projektů sledovat a korigovat.
