Řízení porad

Efektivně vedená porada nezávisí jenom na schopnostech vedoucího, ale zejména na péči, kterou věnuje přípravě i vedení. S péčí umí dnešní softwarové nástroje velmi dobře pomoci, jenom je třeba je používat. Umíme s vedením porad nejenom poradit, ale i doporučit, jakými nástroji si práci nejvíce ušetřit.

Porada je efektivní, když:

  • Má jasný program, který je relevantní pro účastníky
  • Proberou se témata, která jsou na programu
  • Na poradě jsou správní lidé, což znamená, že se jich témata týkají:
    • Napomáhají jejich řešení
    • Obsah porady pro jejich práci důležitý
  • Na poradě se neplýtvá časem

Aby byla porada efektivní, je nepochybně klíčové, aby se sešli správní lidé k tématům, která se mají probírat. Současně je třeba mít přímo na poradě nástroje, které umožní efektivně pracovat a tak poradu realizovat bez zdržování.

Důležitou částí porady je její příprava a následně i zápis. Pokud porada nemá zápis, klade větší nároky na všechny účastníky a v podstatě vyžaduje, aby si všichni dělali zápis vlastní. I v kolektivech, kde si všichni důvěřují a spolupracují je zápis potřebný. Bez něj vždy dochází k nedorozumění i sporům, co a jak se dříve domluvilo.

Zápis pomáhá, pokud se s ním dá efektivně pracovat, tj. podívat se, co se kdy ke kterému tématu probíralo a to i více do minulosti, než jen poslední poradu.

Jak porady vést efektivně

Zásady efektivní porady vycházejí z předchozího seznamu. Zejména je třeba dbát na to, aby:

  • Perfektně připravený program a s programem předem ostatní seznámit
  • Rozmyšleno, co ke kterému tématu probrat a čeho se chceme dobrat
  • Znát k tématům souvislosti
  • Držet si přehled, co už bylo probráno
  • Dotahovat jednání do závěrů - každý probíraný bod by měl skončit uzavřením, probráním poznámkou, k čemu jednání dospělo
  • Každý účastník
    • Má být připraven - musí mít možnost se připravit
    • Má vědět, které z témat se ho týkají a zejména, u kterých se očekává, že předloží vlastní zprávu nebo jinou informaci k tématu
  • Porada by měla končit zápisem. Ideální je, když si účastníci zápis odsouhlasí - a to i v případě neformálních porad, které zápis ani nemají povinný. Aby mělo odsouhlasení smysl, je důležité, aby bylo bezprostředně po poradě nebo obecně co nejdříve.

I když je uvedený výčet dlouhý, je jistě snadný na představu. Hlavním problémem přípravy je náročnost. Hlavní podmínkou pro efektivní poradu je v současnosti v podstatě nezbytná potřeba umět věci efektivně promítat nebo jinak předložit.

Nástroje pro efektivní porady

Nástroje pro porady jsou v podstatě dvou základních druhů - nástroje jednoúčelové a nástroje integrované do celkového systému řízení.

Jednoúčelové nástroje

Jednoúčelové nástroje se zaměřují na pracovní plochu a evidenci úkolů. Dokážou sledovat historii úkolů a probíraných témat. Témata a úkoly nejsou ale integrovány s další agendou organizace. Typicky jsou dnes integrovány do on-line komunikačních platforem.

Jednoúčlové nástroje jsou většinou integrovány nebo přímo implementovány v nástrojích podporujících úkoly, např. Lotus Notes nebo MS Outlook. Úkoly tak dostávají účastníci rovnou do svých úkolů. Ostatní typy témat a dokumenty jsou pouze v aplikaci a nejsou s ničím dalším propojeny.

Jednoúčelové nástroje s širším záběrem

Rozšířenou oblastí jsou nástroje pro řízení projektů. Nástroje rozšiřují možnosti o plánování úkolů v rámci projektu a sledování kapacit účastníků. Podle možností mohou mít i další projektové funkcionality spojené s úkoly, většinou možnost jejich přeplánování.

Typickým znakem obou skupin je, že zápisy z porad jsou dostupné pouze v rámci daného nástroje, nebo jsou rozeslány emailem.

Integrované nástroje

Integrované nástroje jsou součástí podnikových systémů řízení práce a činností. Umožňují do porady vkládat úkoly rozhodnutí a témata, která jsou součástí procesů zpracování a uživatelé s nimi pracují i bez ohledu na poradu samotnou. Zápisy z porad jsou pak dostupné i mimo poradu, protože se stávají součástí dokumentace řešených problémů a úkolů. Mohou s nimi pracovat i lidé, kteří na poradě nebyli; mohou mít přístup pouze k těm bodům, které se jich týkají.

Hlavní výhoda integrovaného nástroje se projeví v případě, že organizace nástroj využívá širším způsobem pro obecné řízení každodenní agendy.

Typickým zástupcem kategorie integrovaných nástrojů je AyMINE Business edition.