Jakou notaci používáte pro popis procesů? BPMN má přes 150 různých symbolů a i technicky zdatný odborník se v modelu ztrácí
Existuje celá řada notací pro popis procesů a každá má své výhody a nevýhody. Nespornou výhodou BPMN je, že je nejrozšířenější, takže je největší pravděpodobnost, že už se s ním adresáti modelu někdy potkali a také, že firma má nástroj, ve kterém modely vytvářet.
Příklady dalších více či méně používaných notací jsou IDEF0, Activity Diagramy nebo FlowChart z UML, YAWL, DFD nebo teoreticky velmi zajímavý, ale málo rozšířený Nimbus UPN (nyní patřící pod Tibco, což mu cestu k managementu firem pravděpodobně neotevře). Jistě jsem některé vynechal, např. řada nástrojů DWM – Document Workflow Management si vytvořila vlastní notace, které ale většinou nepřekročily použití mimo daný nástroj. Je dobré zmínit i jazyk ArchiMate, který sice není primárně určen pro popis procesů, ale pro business popis je dobře použitelný a jeho využití má i další výhody.
BPMN v obchodní komunikaci
BPMN má řadu nevýhod, které je třeba při používání respektovat.
- Bez řádného vysvětlení složitějšímu modelu v BPMN většina lidí (i analytiků!) rozumí špatně.
- Jazyk se zaměřuje pouze na poměrně malou část popisu celého procesu – pořadí činností a částečně informační toky. Nepostihuje řadu dalších velmi důležitých informací – jiné druhy toků (zejména materiálové, finanční), časové hledisko apod.
- BPMN nabízí několik typů schémat, ale přesto není jazykem, ve kterém by bylo možné vytvořit a udržovat celou procesní mapu.
- Jazyk není nijak připraven na začlenění do mapy celé enterprise architektury, která je modelována v jiném jazyce.
I přes své nevýhody je BPMN takřka standardem a když se s ním pracuje opatrně, je i docela dobrým nástrojem. Práce s ním je jako s každým modelem – model se dá udělat příliš jednoduchý, takže je k ničemu, nebo tak složitý, že mu nikdo nerozumí a nebo tak kvalitní, že s ním přemýšlivý člověk umí pracovat. Bohužel, ta třetí varianta je nejobtížnější.
Z předchozích řádků je zřejmé, že BPMN nezatracujeme. Skutečně ne proto, že je rozšířený, ale proto, že je přesný a na detailní popis procesů doslova dělaný. Když jej používáme, vyškolíme všechny, kdo mají modely číst, aby jim správně rozuměli. Minimálně v polovině projektů si ale vystačíme s „jednodušším“ jazykem ArchiMate, který sice zdaleka nemá pro popis procesů takový potenciál, ale často stačí potřebám analýzy. Navíc model v ArchiMate je jednodušší pro čtenáře a snadno integrovaný do celé enterprise architektury.
V neposlední řadě je třeba zmínit, že v kompletní procesní dokumentaci si nevystačíme s popisem procesních flow pomocí BPMN, takže použití jazyka v rámci komplexnější dokumentace vždy kombinujeme s dalšími nástroji pro popis souvislostí a prostředí, ve kterých procesy fungují.
