Dokumentace organizace

Chcete mít dokumentaci, která bude čtivá a pro firmu skutečně užitečná? Pozvěte si ke spolupráci PDQM. Disponujeme řadou vzorů, ale zejména pracujeme s Vaší firmou a vytváříme dokumentaci společně s managementem firmy tak, aby skutečně plnila potřeby firmy

Všechny firmy s tím, jak rostou, řeší dokumentaci organizace - stanovení firemních pravidel a postupů, zajištění bezpečnosti a spolehlivosti firmy. Kvalitní dokumentace je základem organizace a její podcenění přináší dlouhodobé problémy. Bohužel stále častým problémem je ?nakoupení? celé dokumentace při přípravě firmy na certifikací podle standardu ISO 9001. Taková dokumentace většinou neplní svůj účel, protože se jí pracovníci často neřídí a ani management s ní v praxi nepracuje.

PDQM připravuje dokumentaci v souladu se standardy ISO 9001, CMMI nebo SOX. Zejména ale vycházíme z potřeb vaší firmy.

» Proč dokumentace od PDQM «

Udržujeme dokumentaci stručnou a čtivou, aby vaše pracovníky zajímala
Pohlídáme, aby byla celá dokumentace vzájemně konzistentní a to včetně procesní mapy.
Připravíme případně i realizujeme interní školení, které všechny pracovníky s požadavky seznámí
Spolupracujeme s HR a zajistíme i ucelený balíček školení pro nové zaměstnance
Máme zkušenosti s celým životním cyklem organizačních dokumentů a zajištění procesů řízené dokumentace
Zajistíme interní audity
Spolupracujeme na vytvoření kompetenční matice a vztahů mezi dokumentací o rolemi ve vaší firmě
Připravíme dokumentaci i v HTML podobě pro Internet. Případně zajistíme celý intranet pro spráu

» Struktura dokumentace organizace «

PDQM má se zajištěním přehlednosti rozsáhlé zkušenosti

Dokumentace je standardně členěna podle ověřeného modelu několika úrovní (příručka jakosti, směrnice, postupy a šablony). Kromě toho je ale efektivní další členění, které již standardní balíky dokumentace většinou nemají a ani mít nemohou - členění odpovídající organizační struktuře firmy. Díky tomu se dokumentace stává pro Vaše pracovníky přehlednější a snadněji se zorientují, co je pro ně relevantní.

Dalším důležitým členěním je rozdělení podle zaměření, kterého se týká. Typickými příklady je:

Řízení financí
Řízení projektů
Zajištění kvality, bezpečnosti a kontinuity
Personální agenda

Primární členění je důležité, ale snad ještě důležitější je logická vnitřní struktura, jasné obsahy, a vymezení rozsahu jednotlivých dokumentů. (Organizační dokumentace prostě nesmí vypadat jako česká legislativa). Ať už se do dokumentace pustíte sami, nebo s námi, pomůžeme Vám, aby struktura byla přehledná a dlouhodobě udržovatelná.

» Směrnice a pracovní postupy pro každou společnost «

PDQM pro vaši firmu připraví směrnice, které potřebujete ať už pro splnění zákonných povinností nebo pro zajištění efektivního chodu firmy a práce.

Na rozdíl od nakoupených směrnic od nás získáte efektivní pomoc v oblasti procesního řízení a sladění požadavků a postupů se strategií vaší firmy.

I když se některé směrnice zdají nepodstatné, např. řešení dovolených, správnosti platu, atd. zabere kolem 1% práce. Efektivně nastavený pracovní řád nebo směrnice zakázek ušetří často i 10 - 20% pracovní kapacity.

PDQM vám umožní nevymýšlet standardní postupy a současně navázat na zaběhaná pravidla. Využít výhod standardů i ponechat výhody specifického přístupu vaší firmy. Pomůžeme vám připravit se na audit podle normy ISO 9001, ISO 27000 i CMMI (pro softwarové firmy).

Přehled směrnic firem

» Směrnice a pracovní postupy pro střední a větší firmy «

Větší firmy a organizace, které dodržují standard kvality (ISO 9001, CMMI, ISO 20000) potřebují i dokumentové další postupy (uvádíme obvyklé názvy i když nejsou vzájemně konzistentní):

Směrnice o oběhu finančních dokumentů
Směrnice o řízení dokumentace
Směrnice o vzdělávání
Kariérní řád
Podpisový řád
Archivní a skartační řád
Sledování spokojenosti zákazníků

Strategické postupy

I činnosti, které se z počátku zdají triviální, se s rozrůstající společností komplikují. Přitom jde často o činnosti nezbytné pro dlouhodobý úspěch firmy. Jedním z nejdůležitějších je právě strategické plánování, které v menších firmách zajistí majitel, ale jak se firma rozrůstá, je třeba, aby se na něm odpovědně podíleli vedoucí i na nižších úrovních. Ti často tuto potřebu nevidí, protože jsou zaměřeni na operativu. Vlastníci firmy by proto měli dbát, aby vznikly i řádné procesy

Ročního plánování obchodních, strategických, finančních a personálních cílů
Vyhodnocování strategie firmy
Sledování úspěšnosti firmy
Hodnocení vnitřní kvality
Sledování vývoje trhu
Sledování vývoje technologií a postupů

Jestliže potřebujete pomoci s vytvořením organizační dokumentace, systému vnitřního zlepšování nebo zavedením systému jakosti (ISO 9001, ISO 20000, CMMI, Automotive SPICE), bezpečnosti informací, obraťte se na nás.